ÖĞRENCİ İŞLERİYLE YAPILAN TOPLANTISINDA GÖRÜŞÜLEN KONULAR VE TOPLANTI SONUÇLARI (03,12,2008);
A) Öğrenci İşleriyle Yapılan Toplantısında Görüşülen Konular (03,12,2008)
Fakültemiz bünyesinde öğrencilere yaptığımız anket ve duyurular sonucunda Öğrenci Temsilciliğimize gelmiş olan öğrenci işlerimizle ilgili bilgiler aşağıda genel olarak başlıklara ayrılmıştır:
1) Genel Sorunlar
2) Çözüm Önerileri
3) Memnun Olunan Konular
4) Acilen Düzeltilmesi İstenen Hususlar
GENEL SORUNLAR
1) Öğrenci işleri personelimizin güncel ve genel konular hakkında bilgi eksikliği nedeni ile öğrencilere net cevaplar verememesinden dolayı oluşan sorunlar vardır. Bu nedenle işlemler yavaşlamakta, bazen öğrenciler yanlış yönlendirilmekte, deneme yanılma yolu ile öğrencilerin bilgiye ulaşmasına sebep olunmaktadır.
2) Öğrenci işleri personelinin bazılarının öğrenciye güler yüzlü ve hoşgörülü olarak davranamaması.
3) Çalışan öğrenci işleri personeli sayısının azlığı yoğunluk oluşturmaktadır.
4) Gişe çalışma saatlerinin az olması,
5) İnternet sitesinde öğrenci belgelerinin çok geç güncelleniyor olması.
6) Talep edilen belgelerin geç çıkması.
7) Gişe alanının dar olması.
8) İnternet sitesinin etkin bir şekilde kullanılamaması.
9) İşlemlerin kısa sürmesi için fotokopi imkânının olmayışı.
10) Öğrenci belgelerinin dağınık bir şekilde sunulması.
ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
1) Öğrenci işlerindeki iş bölümünün daha etkin bir şekilde düzenlenmesi ile işlemlerin daha hızlı yapılması sağlanılabilir
2) Öğrenci işleri personelinin yönetmelik, yönerge, mevzuat, güncel konularla ilgili duyurular hakkında bilgilerinin tam olması için ilgili birimler tarafından daha etkin ve sürekli bilgilendirilmesi sağlanılabilir(özellikle gişe memurları).
3) Daha samimi ve güler yüzlü davranılarak iletişim daha etkili olabilir.
4) Gişe açılış saati daha erkene çekilebilir, kapanış saati daha ileriye alınabilir. Bu sayede gişelerdeki öğrenci yoğunluğu azaltılabilir ve çalışma saatleri daha esnek hale geldiği için öğrenci açısından rahatlık oluşturulabilinir.
5) Personel sayısı mümkünse arttırılabilir.
6) Bazı işler çevrimiçi (online) yapılarak(internetten ders kaydı) öğrenci işlerinin işlem yükü azaltılabilir.
7) Öğrencilere yazışmalar hakkında bilgi verilebilir ve sık karşılaşılan konularda internet kullanılarak bilgilendirilmeleri sağlanabilir (Mühendisliğimizin sitesinde sık sorulan sorularla ilgili bir kısım oluşturulabilir).
8) Fakülte Sekreteri başta olmak üzere imza yetkisine sahip kişilerin elektronik imza sistemini kullanması.
9) Öğrenci belgesi ve not dökümünün anında verilmesi koşuluyla ücretli yapılması.
10) Üniversiteye kayıt olurken bütün öğrencilere e-mail verilmesi ve öğrencilerin bu kanalla acil konularda bilgilendirilmesi.
11) Ders kayıtları sırasında posta pulu ve acil durumlarda banka dekontunun mümkünse alınmaması. ( Sistemden paranın yatırılıp yatırılmadığı görüldüğü için )
MEMNUN OLUNAN KONULAR
1) Öğrenci belgelerinin zahmetsizce ve ücretsiz olarak verilmesi.
2) Sıcak, samimi davranan öğrenci işleri çalışanlarının varlığı.
ACİLEN DÜZELTİLMESİ İSTENİLEN KONULAR
1) Öğrenci belgesinin veriliş şekli sağlıklı olmadığından çıkan öğrenci belgeleri bazen kaybolmakta ve bu da öğrencilerin tekrar öğrenci belgesi yazmalarına; öğrenci işlerinin işlem yükünün artmasına sebep olmaktadır.
2) Duyuruların daha iyi yapılması gerekmektedir. Bunun için öğrenci işleri duyuru panolarının iyileştirilmesi, yeterli hale getirilmesi, internet sitemizin daha aktif olarak kullanılması sağlanabilir. Duyuruların İ.Ü.Mühendislik Fakültesi internet sitesinde akan duyurular şeklinde verilmektedir. Bunun yanı sıra ayrı bir linkte ve arşivli olarak yer alması bizim açımızdan önemlidir.
3) Ders kayıtlarının internet üzerinden yapılmasının sağlanması.
4) Öğrenci işleri gişe saatlerinin arttırılması.
5) Öğrenci işlerinin yer probleminin çözülmesi.
6) Sınav sonuçlarının açıklanılan tarihte duyurulmadığı için genelde itiraz sürelerinin aşılması.
7) DGS ile gelen arkadaşlar hakkında ilgili kişilerin bilgilendirilmesi.
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
B ) TOPLANTI SONUÇLARI(03,12,2008);
1) Öğrenci işleri bayramdan sonra yeni yerine geçeceği için yer sorunu ortadan kalkıyor.
2) Öğrenci işleri çalışanları öğrencilere davranışlarına daha dikkatli olacak. Yalnız bizde bu konuda tavırlarımızı bu oranda düzenleyerek daha nazik olmalıyız.
3) Mühendislik fakültemizin kayan duyurular kısmı ile öğrenci işlerine ayrılan kısmında çeşitli düzenlemeler yapılacak.( Kayan duyurular başka bir sayfada açılabilecek, çok sık karşılaşılan sorunlar hakkında bilgi veren bir kısım açılacak…)
4) Öğrenci işleri personelinin arttırılması konusundaki çalışmalara Dekanlığımız daha çok önem verilecek.
5) Öğrenci işlerine ait panolar yenilenecekmiş ve bu panolara numara veya öğrenci işlerine ait olduğuna dair bir isimlendirme yapılmasını istedik. Bu sayede duyuruları görmeme durumumuz ortadan kalkacaktır. Bu konu değerlendirilecek.
6) Elektronik imza üniversitelerde yasa gereğince uygulanmadığından bu önerimiz sonuçsuz kaldı.
7) Personelin bilgilendirilmesi konusunda herhangi bir sonuç alamadık sadece biraz daha baskı yaparak bu konuda daha dikkatli olmalarını belirttik.
8) Öğrenci belgelerinin dağınık bir şekilde sunulmaması için yeni bir yöntem geliştirilecek. En kısa zamanda değişik bir raf sistemine geçilebilir.
9) Fotokopi kütüphanede çekilmekte onun içinde bir kart alınması gerekiyor nasıl alınacağı ile ilgili gerekli biliyi size daha sonra atacağım.
10) Bizimle ilgili yazışmalarda kullanılan pulların yerine para alınamadığını bildirdiler.
11) Danışman hocalarımız daha bilgili olmasını konusunda dekanlıkça daha çok dikkat edilecek.
12) Yeni otomasyon sistemini büyük ihtimalle yeni gelen Rektörümüz tarafından yapılacağı bildirildi.
Bizim yapmamız gereken Önemli Konular;
1) Dilekçelerimize adresimizi telefon numaralarımızı ve e-posta adreslerimizi kesinlikle doğru yazmalıyız çünkü bize dilekçemizle ilgili geri dönüş olacağı zaman ulaşılamama durumu bizim için kötü sonuçlar doğurduğundan çok önemlidir.
2) Öğrenci işleri çalışanları öğrencilere davranışlarına daha dikkatli olacak. Yalnız bizde bu konuda tavırlarımızı bu oranda düzenleyerek daha nazik olmalıyız.
3) Öğrenci belgelerimizi ararken öğrenci belgelerinin kutulardaki belgeleri dökmeden başka bir kutuya koymadan işlemlerimizi tamamlamalıyız.
4) Öğrenci işleri personeli gişeleri kapattıktan sonrada çalıştığını bilmelisiniz. ( hemen hemen her gün mesai bile almadan saat 20:30’a kadar çalıştıklarını bende çoğu zaman o saatlere kadar fakültede olduğumdan biliyorum, şahit oldum.)
5) Sizinle ilgilenmeyen ve yanlış bilgi veren kişileri dekanlığa bildirmeniz gerekmektedir.( Danışman hocalarımız, memurlarımız…)
Öğrenci İşleri ile daha sağlıklı ve verimli iletişim için lütfen üzerimize düşen görevleri yapalım arkadaşlar. Emin olun biz üzerimize düşeni yaparsak onlarda yapacaklardır.
Saygılarımla,
Burak Kanmaz
Bilgisayar Mühendisliği Bölüm Öğrenci Temsilcisi
|
Del.icio.us
Digg
Facebook
Furl
Google
Blink
Simpy
Spurl
Y! MyWeb